Juridisch

VERWERKERSOVEREENKOMST

Versie 2026-10-04 · hoort bij de Algemene Voorwaarden · informatie@mployr.nl

IN HET KORT

Jij bent als werkgever verantwoordelijk voor de gegevens van je mensen. Mployr bewaart en verwerkt ze alleen om de functies te laten werken die jij gebruikt, en voor niets anders. Hieronder staat wat we doen, hoe we het beveiligen, wie ons daarbij helpt en wat je van ons kunt verwachten als er iets misgaat.

1. PARTIJEN EN ROLLEN

Deze overeenkomst geldt tussen de werkgever die een account op Mployr heeft (verwerkingsverantwoordelijke, hierna: jij) en Mployr, gevestigd in Nederland (verwerker, hierna: wij). Hij gaat in zodra je gegevens van je mensen via Mployr verwerkt, en in elk geval op het moment dat je op /loon akkoord geeft. Dat moment en deze versie leggen we vast.

Voor zijn eigen profiel, berichten en eigen exemplaar van een loonstrook is de werknemer onze gebruiker en zijn wij zelf verantwoordelijk. Daarover gaat de privacyverklaring, niet deze overeenkomst.

2. WAT WE VOOR JE VERWERKEN, EN WAAROM

Alleen om jouw personeels- en loonadministratie te voeren met de functies die je op Mployr gebruikt:

  • ploeg en contracten, rooster en diensten, uren en inklokken;
  • verlof en ziekmeldingen, met de herinneringen voor de Wet verbetering poortwachter;
  • het berekenen en vaststellen van loonstroken, de jaaropgaaf, de invulhulp voor de aangifte loonheffingen en het betaalbestand voor je bank;
  • het bewaren daarvan zolang de wet dat van jou vraagt.

We gebruiken deze gegevens niet voor iets anders: niet voor matching of zoeken, niet voor reclame, niet om AI-modellen te trainen, en we verkopen ze niet. Het burgerservicenummer gebruiken we alleen voor de loonadministratie, zoals de wet voorschrijft.

Eén uitwisseling tussen werkgevers. Werkt iemand ook bij een andere werkgever die Mployr gebruikt, dan ziet die bij het plannen op welke tijden hij bij jou is ingeroosterd, en jij andersom bij hem: alleen datum en tijden, niet bij wie en niet wat. Dat is voor de Arbeidstijdenwet, die werk bij een andere werkgever laat meetellen (artikel 5:15). Je geeft ons daarvoor opdracht met deze overeenkomst.

3. WELKE GEGEVENS, VAN WIE

Van wie: je werknemers, oproepkrachten en uitzendkrachten die je zelf inroostert, planners in je ploeg, en zelfstandigen die je in je planning zet (van hen alleen planning en uren).

Welke:

  • naam, e-mailadres en functie;
  • contract: soort, uren, loon, loonschaal, in en uit dienst;
  • diensten, gewerkte uren en overuren, en bij inklokken een locatie, maar alleen als jij dat aanzet én de werknemer daar toestemming voor geeft (zonder die toestemming klokt hij gewoon in, zonder locatie);
  • verlof per soort, en ziekmeldingen met alleen de begin- en einddatum: geen reden, diagnose of andere medische gegevens;
  • de loonstaat: officiële naam, geboortedatum, BSN, adres, IBAN en het soort, nummer en de geldigheid van het identiteitsbewijs, geen kopie ervan;
  • loonstroken, jaaropgaven en de gegevens per loontijdvak die de wet in de loonadministratie eist.

4. JOUW INSTRUCTIES

We verwerken alleen zoals de functies werken die jij gebruikt en instelt; dat zijn jouw instructies. Vraag je iets waarvan we denken dat het in strijd is met de wet, dan zeggen we dat. Moeten wij zelf iets doen op grond van de wet (bijvoorbeeld een vordering van een toezichthouder), dan laten we het je vooraf weten, tenzij dat verboden is.

Toegang voor je boekhouder. Geef je op /boekhouder een boekhouder toegang, dan is dat jouw instructie om die persoon je loonadministratie te laten inzien: periodes en loonstroken, de loonstaat (met BSN en IBAN), de jaaropgaven en goedgekeurde declaraties, je verstuurde facturen, kosten met bon en ritten (met de btw-aangifte die daaruit volgt), en de exportbestanden. Alleen lezen; alleen de koppeling met het eigen salarispakket stelt de boekhouder zelf in. De boekhouder accepteert met een account op het adres dat jij opgaf. Die boekhouder is jouw verwerker en niet de onze: de afspraak over geheimhouding en verwerking maak je zelf, en dat bevestig je bij het uitnodigen. Je ziet wanneer de boekhouder je administratie opende en wat er werd gedownload, je werknemers zien dat er een boekhouder meekijkt, en intrekken kan altijd en werkt direct.

5. GEHEIMHOUDING

Iedereen die bij Mployr toegang heeft tot deze gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang is er alleen als dat nodig is om een storing op te lossen of een verzoek van jou of van een betrokkene af te handelen.

6. BEVEILIGING

  • Al het verkeer is versleuteld (HTTPS).
  • De database staat bij onze hostingpartij in de Europese Unie (Ierland) en wordt daar versleuteld opgeslagen.
  • Toegang is per rij geregeld in de database zelf, niet alleen in de website: een loonstaat lezen alleen jij, de werknemer zelf en een boekhouder aan wie jij toegang gaf (artikel 4); een planner in je ploeg niet. BSN, identiteitsbewijs en IBAN staan in een aparte tabel en nooit op een profiel.
  • De wekelijkse back-up is versleuteld met een sleutel die niet bij de partij ligt waar de back-up staat.
  • Een identiteit die je hebt vastgesteld vervalt zodra de werknemer daarna zijn BSN, naam, geboortedatum of identiteitsbewijs wijzigt.
  • We testen de toegangsregels automatisch met echte testaccounts.

7. WIE ONS HELPT (SUBVERWERKERS)

Je geeft ons toestemming om deze partijen in te schakelen. Met elk geldt hun eigen verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van hun voorwaarden en afspraken bevat over beveiliging, geheimhouding en datalekken. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen komen, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die in die overeenkomsten zijn opgenomen.

  • Supabase (Supabase Inc., VS): database, inloggen en bestanden. De gegevens staan in Ierland.
  • Vercel (Vercel Inc., VS): hosting van de website en de server; verzoeken kunnen via servers buiten de EU lopen.
  • Resend (Resend Inc., VS): e-mail, zoals een uitnodiging voor je ploeg en een herinnering over verzuim (naam van de werknemer en een datum; geen BSN, rekeningnummer of loon).
  • GitHub (GitHub Inc., VS): opslag van de wekelijkse back-up, versleuteld; GitHub kan de inhoud niet lezen.
  • Google (Gemini, Google LLC, VS): het inlezen van een bon bij een declaratie of een kostenpost, alleen als iemand op de knop drukt; het beeld van de bon en wat erop staat.
  • Sentry (Functional Software Inc., VS; opslag in de EU): technische foutmeldingen van de website. Tekst en afbeeldingen op het scherm worden daarin verborgen.

Willen we een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laten we je dat minstens 30 dagen vooraf weten. Heb je daar een gegronde reden tegen, dan kun je de overeenkomst beëindigen en je gegevens eerst exporteren.

8. RECHTEN VAN JE MENSEN

Vraagt een werknemer om inzage, correctie of verwijdering, dan beslis jij daarover. Hij kan zijn loonstaat en loonstroken zelf inzien en zijn loonstaat zelf corrigeren; alles wat er van hem staat kun je exporteren. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het binnen 5 werkdagen aan je door en helpen we je het af te handelen.

9. ALS ER IETS MISGAAT (DATALEK)

Ontdekken we een beveiligingsincident dat jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan het e-mailadres van je account, met wat we op dat moment weten: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, de waarschijnlijke gevolgen en wat we eraan doen. Jij beslist of het bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld moet worden (binnen 72 uur) en of je mensen het moeten horen; wij helpen daarbij.

Ook bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een vraag van de toezichthouder geven we je de informatie die we redelijkerwijs hebben.

10. BEWAREN EN HET EINDE

De bewaartermijnen zijn die van jou als werkgever: de loonadministratie 7 jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Daarom verdwijnt die niet als een werknemer zijn account verwijdert: jouw exemplaar blijft bij jou, met zijn naam erbij.

Stop je met Mployr, dan kun je alles eerst exporteren. Heb je vastgestelde loonperiodes, dan vragen we je bij het verwijderen van je account te bevestigen dat je dat archief hebt. Daarna wissen we jouw gegevens; uit de versleutelde back-ups verdwijnen ze vanzelf binnen 90 dagen. Het exemplaar van een loonstrook dat een werknemer in zijn eigen account heeft, blijft voor hem beschikbaar.

11. INFORMATIE EN CONTROLE

Je kunt ons vragen aan te tonen dat we ons aan deze overeenkomst houden; we geven je dan de informatie die daarvoor nodig is. Een controle door een onafhankelijke deskundige kan eens per jaar, op jouw kosten, met 30 dagen aankondiging en met geheimhouding.

12. AANSPRAKELIJKHEID, DUUR EN RECHT

Voor aansprakelijkheid geldt artikel 7 van de Algemene Voorwaarden, onverminderd wat de AVG (artikel 82) dwingend regelt. De overeenkomst loopt zolang wij gegevens voor je verwerken; geheimhouding blijft daarna gelden. Nederlands recht is van toepassing.

WAT JIJ ZELF REGELT

Dit is geen onderdeel van de overeenkomst maar wel van de wet, en wij kunnen het niet voor je doen:

  • je mensen vertellen welke gegevens je verwerkt en waarom (jouw eigen privacyverklaring voor personeel);
  • een kopie van het identiteitsbewijs bewaren bij je loonadministratie: Mployr slaat die bewust niet op;
  • zet je locatie bij inklokken aan, dan moet je een gerechtvaardigd belang hebben en dat uitleggen;
  • een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsafspraak met je boekhouder, als je die toegang geeft;
  • een DPIA doen als je verwerking daar groot genoeg voor is;
  • de uitkomsten controleren voordat je de aangifte doet of betaalt: wij rekenen, jij blijft inhoudingsplichtig.